Hai, Para Pegawai! Kembali bertemu dengan tutorial Microsoft Excel ala Gawai.id. Kali ini, kita akan membahas teknik menandai dan menghapus data duplikat di aplikasi pengolah data (spreadsheet)  seperti Microsoft Excel. Tutorial ini memang dirancang untuk Microsoft Excel, namun bisa juga digunakan untuk aplikasi sejenis seperti WPS Excel.

Dalam proses penginputan data, apalagi data yang sangat banyak, penginputan duplikat data kerap terjadi. Pada model pengolahan data tertentu, data duplikat tidak bisa dibiarkan begitu saja karena bisa berpengaruh pada perhitungan total. Pada tabel yang datanya tidak terlalu banyak, mencari satu per satu data yang duplikat tidak begitu merepotkan. Akan tetapi lain cerita kalau data yang diolah banyak sekali; ribuan atau lebih, misalnya.

Untuk itu, diperlukan bantuan pengolahan data yang lebih praktis. Kita bisa memanfaatkan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel. Setelah ditemukan, ada dua hal yang bisa dilakukan: menandai atau menghapus data duplikat.

Cara Menemukan dan Menandai Data Duplikat

Untuk mempermudah ilustrasi langkah-langkah, kita akan gunakan data dummy. Sebagai contoh, perhatikan tabel berikut.

Data di atas adalah contoh data belanja bahan bangunan. Di antara data-data tersebut, terselip data yang inputnya ganda atau duplikat. Untuk mencari data duplikat tersebut, kita bisa meminta bantuan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel.

Pertama, seleksi kumpulan data yang ingin dicari data duplikatnya. Untuk memudahkan penandaan, lebih baik seleksi satu atau dua kolom saja yang ingin dijadikan patokan data duplikat. Misalnya, pada kolom di bawah ini, kita ingin mencari nama bahan dan jumlah bahan yang sama. Jika ada input nama bahan dan jumlah bahan yang sama, artinya input data tersebut duplikat.

Dengan demikian, yang dijadikan sebagai patokan duplikat adalah kolom nama bahan (B) dan jumlah (C). Maka dari itu, cukup seleksi data-data di kolom B dan C.

Selanjutnya, klik tab Home, lalu klik Conditional Formatting.  Dari menu yang muncul, pilih Highlight Cells Rules, kemudian pilih Duplicate Values.

Akan muncul sebuah kotak dialog pengaturan penandaan data duplikat.

Pada gambar di atas, data duplikat ditandai dengan highlight dan tulisan berwarna merah. Untuk mengubah pengaturan warnanya, klik dropdown menu values with. Sebagai contoh, kalau format mau diubah ke warna hijau, pilih Green fill with dark green text.

Kalau mau menentukan warna sendiri, klik Custom Format.

Setelah itu, klik OK! Berikut ini kurang lebih hasil dari penandaan data duplikat.

Menghapus Data Duplikat

Untuk menghapus data duplikat, cara yang dilakukan sedikit berbeda.

Pertama, seleksi seluruh sel (baris dan kolom) yang ingin dicari data duplikatnya.

Kemudian, pada tab Data, cari pilihan Remove Duplicate.

Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Unselect All untuk membuka pilihan cek data duplikat. Kemudian, klik untuk mencentang pilihan kolom Nama Bahan dan Jumlah. Lalu klik tombol OK untuk menetapkan pengaturan pencarian data duplikat.

Jika ditemukan data duplikat, Excel akan menampilkan pemberitahuan seperti berikut. Secara otomatis pula, data yang ditemukan duplikat akan dihapus.

Hasilnya, dua data duplikat pada contoh tabel di atas, yaitu bata merah dan semen, dihapus dari entri. Perhatikan pula bahwa jumlah total dari daftar barang tersebut berubah karena ada data duplikat yang sudah dibuang.

Demikianlah tutorial singkat tentang cara mencari data duplikat di Microsoft Excel. Semoga bermanfaat! Kalau ada yang belum dipahami, bisa ditanyakan pada kolom komentar.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *